Was beschäftigt den Geschäftsführer?

Von Ekkehard Spieler, November 2011

Jede Waldorfschule besitzt einen. Er gehört ganz selbstverständlich dazu. Ohne ihn würde wahrscheinlich gar nichts laufen. Aber was macht ein Geschäftsführer eigentlich? Ein (Selbst-)Porträt.

Knder sind mit anderen Dingen beschäftigt, als der Geschäftsführer

Wenn ich von meinem Arbeitsplatz durch das Fenster blicke, stehen da keine Autos mehr im Rondell. Die letzten Schüler sind abgeholt. Die Lehrer sind auch nach Hause gegangen. Herbstferien – vor zehn Minuten haben sie begonnen. Plötzliche Stille in diesem schönen Schulhaus. Das Herbstlaub an Bäumen, Büschen und Sträuchern leuchtet im weichen Licht, gelb, rot, braun in allen Schattierungen. Ein strahlender Herbsttag, der Himmel so blau wie das Mittelmeer an der Côte d’Azur. Ich liebe den Blick durch mein Fenster. Der Kontrast zum Schulalltag überwältigt mich immer wieder zu Beginn der Schulferien. Der Geschäftsführer hat keine Ferien, der Geschäftsführer hat 30 Tage Urlaub – so steht es im Vertrag. Die Schulferienzeit ist wichtig für den Geschäftsführer. Es ist die Zeit, in der viele liegengebliebene Dinge aufgearbeitet werden müssen. Glaubt der Geschäftsführer. Wieso bleiben da so viele Dinge liegen?

Was macht der Geschäftsführer den ganzen Tag?

Im Winter ist die Tür zu meinem Büro geschlossen, obwohl ich sie lieber offen hätte wie im Sommer. Aber es ist zu kalt draußen auf dem Gang. Es klopft. Frau Sprachlehrerin ist freundlich – wie alle zu mir. Auch das ein Grund, warum ich meine Arbeit gerne mache. Eine Stellenanzeige ist auf der Seite für Stellenangebote der Homepage des Bundes der Freien Waldorfschulen zu schalten, wir suchen kurzfristig eine Vertretung, wir texten. Ich verspreche, das sofort zu erledigen. Kleine Hilfestellungen laufen nebenher. Es sind viele solche kleinen Dinge, die den Alltag bestimmen und in der Summe viel Zeit kosten. Die großen, wichtigen, aber im Augenblick nicht ganz so dringlichen Dinge bleiben da oft liegen, stapeln sich zu immer höheren Haufen.

Eine meiner Hauptaufgaben: Ich wache darüber, dass die Einnahmen fließen und die Ausgaben die Einnahmen nicht übersteigen und dass beides im Plan liegt. Klingt einfach, ist es aber nicht immer. Wir sind ein Unternehmen – im wirtschaftlichen Sinne. Unser »Umsatz«: 3,8 Millionen Euro im Jahr. Wir beschäftigen über 120 Menschen – ganz, in Teilzeit, als Aushilfen, als selbstständige Honorarkräfte oder gar nicht mehr, aber sie bekommen trotzdem Geld, weil sie Pensionäre sind und eine vereinsinterne Altersversorgung von uns beziehen. Zum 15. des Monats muss das Geld auf den Konten sein – Personalkosten 2,8 Millionen Euro. Oft erheblich kompliziert und zeitaufwendig, die Vorbereitung der monatlichen Entgeltabrechnung. Fehlerquellen zuhauf. Wenn sie nicht gestopft werden, gibt das nicht nur Ärger, sondern auch Nacharbeit. Monatliches Brot für den Geschäftsführer, es gibt keine Personalabteilung, nur das Steuerbüro, das den buchhalterischen Vorgang umsetzt. Ob das Eichhörnchen, das gerade vor meinem Fenster eine Walnuss in der schwarzen Erde verbuddelt, die wirklich im Winter wieder findet?

Wir, der Verein, haben viele Funktionen, wie ein Wirtschaftsunternehmen: Wir kaufen ein, vom Toiletten- und Kopierpapier über Laubblasgeräte – es ist, wie schon erwähnt, Herbst – bis hin zu Marderabweisblechen oder Grundstücken. Alles ohne Einkaufsabteilung, aber mit einem sehr kompetenten und effizienten Hausmeister – im Unternehmen hieße er »Facility Manager«. Wir müssen unsere Rechnungen bezahlen. Und manchmal müssen wir unseren »Kunden« hinterherlaufen, wenn die Zahlungsmoral nachlässt. Die »Kunden« – das sind die zahlenden Eltern. Wir schließen Verträge mit neuen Eltern für deren Kinder und mit neuen Mitarbeitern. Ich muss den Haushalt planen und laufend überwachen – ohne Controllingabteilung. Und wir machen uns Gedanken, ob wir den Geburtenrückgang und zurückgehende Anmeldezahlen durch Werbung ausgleichen sollten – ohne Marketing- oder Vertriebsabteilung. Dann wieder Versicherungsthemen, EDV-Fragen, Meldungen an den Pensionssicherungsverein oder die Ver­waltungsberufs­­genossenschaft, Reinigungsdamen, die die Höhe ihrer Stundenabrechnung reklamieren, die Schulküche und Fragen zur Preisgestaltung des Mittagessens. Ein paar Beispiele – Mosaiksteinchen nur. Aber zurück zur Quelle!

Wo kommt das Geld her?

Wo kommen die 3,8 Millionen Euro her? Bevor sie auf unserem Konto eingehen, muss sich auch der Geschäftsführer ziemlich anstrengen. Einmal, um all die Zuschüsse zu beantragen, die wir von der öffentlichen Hand bekommen – vom Land für die Schule, von der Stadt Heilbronn oder den Landkreisgemeinden für die Kindergärten und Krippen. Das macht immerhin zwei Drittel unseres »Umsatzes« aus – sprich fast 2,5 Millionen Euro. Oft komplizierte, zeitaufwendige Unterfangen. Das andere Drittel – also rund 1,3 Millionen Euro – kommt von den Vereinsmitgliedern, unseren Eltern. Dafür müssen sich die Damen in der Verwaltung ins Zeug legen. Die monatlichen Beitragseinzüge von über 400 Familien laufen nicht immer reibungslos. Es gibt auch säumige, unwillige oder mittellose Zahler. Die Nacharbeit ist oft sehr zermürbend – zum Glück sind die Damen in der Verwaltung sehr gut und Kummer gewohnt.

Helfer zu finden, ist nicht leicht

Die größte Herausforderung für uns ist es, Menschen im Verein zu finden, die mitmachen, die sich engagieren, die nicht nur in Worten und aus der Entfernung die Zustände beklagen, sondern mitgestalten; die erkannt haben, dass es nicht getan ist mit der monatlichen Beitragszahlung; die den Verein nicht nur als Dienstleister sehen, den sie mit ihrem Beitrag bezahlen. Denn alleine mit der Beitragszahlung ist noch nichts geschehen, noch nichts in die Tat umgesetzt. Es bedarf der Menschen, die handeln, die etwas tun. Die Pädagogen im Kindergarten und in der Schule sind durch ihre anspruchsvolle pädagogische Arbeit einerseits und die Fülle an Selbstverwaltungsaufgaben andererseits oft am Rande ihrer Leistungsfähigkeit. Umso wichtiger: die Selbstver­waltung – eigentlich besser Selbstgestaltung – so zu organisieren, dass sie reibungslos läuft und nicht durch ineffiziente Abläufe, Desorganisation oder gar Desorientierung Kräfte bindet, die für schöpferisches Wirken eingesetzt werden können. Dies ist mir ein großes Anliegen, und deswegen stecke ich viel Zeit in die Mitgestaltung unseres Qualitätsentwicklungsprojektes »Wege zur Qualität«.

Sorgen

Und wie lange geht es noch gut, dass unsere Lehrer substanziell weniger verdienen als ihre Kollegen an den staatlichen Schulen? Müssen wir nicht daran arbeiten, diesen Wettbewerbsnachteil zu beheben, gerade um auch in Zukunft jüngere Kollegen für die Schule zu gewinnen? Wir tun es. Die Gehaltskommission hat dieses emotionale Thema aufgegriffen und ist auf einem guten Weg, eine zukunftsorientierte Neuordnung zu schaffen. Der Geschäftsführer muss die Zahlen liefern, das zur Verfügung stehende Budget auf alternative Szenarien rechnen.

Gesamtkonferenz, Bauausschuss, Finanzausschuss, Beitrags­ausschuss, Solidaritätsfondsausschuss, Arbeitskreis Öffentlichkeitsarbeit – alles Gremien des Vereins, in denen Eltern mitarbeiten. Eltern sind in der Regel berufstätig (sonst könnten sie den Vereinsbeitrag nicht leisten) und haben deswegen meist nur abends Zeit. Für mich heißt das: bis zu drei Abendveranstaltungen pro Woche in der Schulzeit, die vor- und nachbearbeitet und deren Ergebnisse umgesetzt werden müssen.

Der Verein kann nur gut sein, wenn es aktiv mitgestaltende Mitglieder gibt. Und der Verein ist in den letzten drei Jahren stark gewachsen. Hinzugekommen sind Krippen, die Ganztagesbetreuung im Kindergarten, die Hortbetreuung in der Schule. Die Strukturen sind noch weitgehend die alten – auch hier besteht Handlungsbedarf. So ein Verein ist ein komplexes Interessengebilde: die Kollegien, die Mitarbeiter in der Verwaltung, die Eltern, der Vorstand. Mittendrin befindet sich der Geschäftsführer als Drehscheibe und Nadelöhr beim Transport von Informationen, Erwartungen, Wünschen, Ansprüchen, so bunt wie das Herbstlaub draußen vor meinem Fenster.

Die Sehnsucht des Geschäftsführers

Meine Arbeit mache ich sehr gerne, sie ist unglaublich vielseitig. Meine Möbel sind leidlich zweckmäßig. Ich schätze die gut riechende Schule, die Lebendigkeit in der Schulzeit, die Ruhe in den Ferien. Nur: Die quantitative Bewältigung meiner Aufgaben ist eine Herausforderung – und sie ist im Grunde genommen nicht befriedigend leistbar. Ich nenne das eine »strukturelle Überforderung«. Es sind zu viele Aufgaben, die der Geschäftsführer zu bewältigen hat.

Nach 20 Jahren im Unternehmen fällt es mir noch immer schwer, damit umzugehen, dass es kaum einen Unterbau gibt, an den Aufgaben delegiert werden können, dass man so vieles selber machen muss und keine Zeit dafür hat und so immer wieder Menschen enttäuschen muss. Sprechzeiten mit vorheriger telefonischer Anmeldung und langen Wartefristen wie bei Ärzten oder Rechtsanwälten – undenkbar. Warum eigentlich? Würde auch nicht viel helfen, die Aufgaben sind da, so oder so. Die personellen Ressourcen sind wie sie sind, sie reichen nicht aus. Es bleibt viel liegen. Daher die Sehnsucht des Geschäftsführers nach den Schulferien und die Hoffnung, die liegengebliebenen Aufgaben dann weniger abgelenkt abzuarbeiten. Die Ablenkung durch das Eichhörnchen ausgenommen.

Zum Autor: Ekkehard Spieler ist seit 20 Jahren Geschäftsführer an der Freien Waldorfschule Heilbronn.