Ein Ohr und ein Herz leihen

Gruppenbild von der Fortbildung für Mitarbeitende in der Verwaltung von Waldorfschulen im Februar in der Waldorfschule Sorsum.

Zitat: «Wir sind die Mitte eines Netzes. Wir sind Allrounder und müssen alles können.»
 

Was tut eigentlich ein:e Schulsekretär:in? Ehrlich gesagt, frage ich mich das an manchen Abenden auch. Vor allem dann, wenn ich viel mit Menschen im Austausch war und man die Arbeit also nicht sehen oder messen kann – anders als etwa an Briefen, die adressiert und frankiert nur noch zur Post gebracht werden müssen, oder an Mails, die geschrieben wurden.

Es sind die kleinen Dinge – Pflaster auf Wunden kleben und dabei ins Gespräch mit den Schüler:innen kommen oder Kopien erstellen für Schüler:innen, die krank waren und Unterricht nachholen müssen. Andere Schüler:innen kommen mit einigen wenigen Französischsätzen zu mir und sollen eine Antwort einholen – natürlich ebenfalls en français –, damit die Fremdsprache lebt und die Jugendlichen erahnen können, weshalb das Erlernen einer Sprache sinnvoll ist und vielleicht sogar Spaß machen kann.
Diese kleinen Begegnungen machen das Arbeiten im Sekretariat wertvoll und besonders. Dann leiht man als Sekretärin ein Ohr und ein Herz für Sorgen, Bedürfnisse, hört Erlebnisse und Wünsche. Es ist Beziehungsarbeit, die guttut. So lerne ich die Schüler:innen kennen und kann sie mit Namen auf dem Flur grüßen. Ich bin im Austausch, nehme Personen wahr und stelle in Krisensituationen eine Bezugsperson dar, zu der ein Vertrauensverhältnis besteht.

Manchmal höre ich auch beide Seiten zu einem Thema – Schüler:in und Lehrkraft – und kann so vermitteln oder einen Hinweis zum Blickwinkel der anderen Seite geben, um das Verständnis füreinander beziehungsweise für die Position der anderen Seite zu fördern.

Selbstverständlich sind die meisten To-dos Verwaltungsaufgaben. Hier geht es um Akten, Anträge, Betriebskostenzuschüsse und Schüler:innenzahlen, um Mails und Briefe, Bestellungen und Rechnungen. Um fehlende Schüler:innen und Erste-Hilfe-Maßnahmen, um Unfallanzeigen und Einträge in das Verbandbuch, um Telefonate und Gerätepflege. Nicht zu vergessen der Verkauf von Wachsblöckchen oder einzelnen Buntstiften.

Fünf To-dos noch vor der Garderobe
 

All das klingt recht überschaubar und ruhig. Doch der Schein trügt: Ruhig ist es im Sekretariat nur in den Ferien. Diese Ferientage sind wertvoll, um endlich konzentriert Vorgänge abarbeiten zu können, die schon viel zu lange in der Schublade warten. Denn im Alltag warten schon morgens, wenn ich in den Flur zum Sekretariat einbiege, meist Menschen auf mich, die eine Frage, ein Anliegen, ein Bedürfnis oder einen Wunsch haben. Oft sind es Schüler:innen, die auf den Aushang des Vertretungsplans warten, aber auch Eltern, die noch kurz vor der Arbeit ein Anliegen oder einen Antrag bearbeitet haben wollen, um dann mit einem guten Gefühl schon ein To-do auf der eigenen Liste streichen zu können. Manchmal sind es auch Kolleg:innen, die vor ihrem Unterricht noch eine Bitte haben – einen Ausdruck, weil der eigene Drucker zu Hause nicht so wollte, wie er sollte, oder man gerade nicht auf den Server kommt. Oder eine Bestellung, die eilt und eigentlich schon gestern hätte da sein sollen, aber ja noch gar nicht aufgegeben wurde, oder eine Klassenliste, weil die Epoche in einer Klasse startet, die man noch nicht kennt.

Nach diesen schnellen, kleinen Arbeitsaufträgen wird dann endlich die Jacke ausgezogen, der Computer hochgefahren, der Anrufbeantworter blinkt noch mit all den abzuhörenden Krankmeldungen, und die eigene heutige Aufgaben-Liste ist bereits vor dem Start um fünf bis zehn Punkte länger geworden.

Sisyphusarbeit Krankmeldungen
 

An manchen Tagen kommen schon die ersten Listen mit den Namen der fehlenden Schüler:innen, da hatte man noch gar keine Zeit, den AB abzuhören. Mindestens von 8 bis 9 Uhr sind meine Kolleginnen und ich im Sekretariat mit den fehlenden Schüler:innen beschäftigt, denn wenn die Kinder nicht per Mail oder Anruf krankgemeldet wurden, müssen wir Kontakt mit den Eltern aufnehmen und nachhaken, um ausschließen zu können, dass ein Kind auf dem Weg verloren gegangen oder abgebogen ist. Hier versuchen wir uns dann freundlich, aber bestimmt an der «Elternerziehung» – pardon: Wir geben Einsicht in Arbeitsabläufe, denn wie viel Zeit hätten wir für andere Dinge, wenn die Eltern ihre Kinder ordnungsgemäß und pünktlich krankmelden würden? Bei den volljährigen Schüler:innen weisen wir deutlich darauf hin, dass auch zukünftige Arbeitgeber:innen eine pünktliche Krankmeldung erwarten werden und sie es an der Schule schon mal gut üben können. Dennoch ist das eine der Sisyphusarbeiten des Sekretariats, die täglich wiederkehren.

Zu den täglichen Arbeiten zählen auch die Begegnungen mit den Schüler:innen, die die Liste der Fehlenden aus ihrer Klasse ins Sekretariat bringen. Diese wertvollen kurzen Begegnungen führen mir die Sinnhaftigkeit der Arbeit vor Augen und erfreuen das Herz. Die Erstklässler:innen, die im Laufe des Jahres immer mutiger werden: Anfangs trauen sie sich kaum durch die Tür und am Ende des Schuljahres berichten sie fröhlich und aufgeweckt, ob jemand fehlt und manchmal auch warum, und hüpfen fröhlich wieder davon. Die Fünftklässler:innen, denen man erstmal ein «Guten Morgen!» entlocken muss, bevor man die Liste entgegennimmt, der Neuntklässler, der höflich, respektvoll und zuverlässig die Liste vorlegt und sich mit einem «Bis morgen!» verabschiedet. Dann folgen irgendwann die Elft- und Zwölftklässler:innen, die verspätet zum Unterricht erscheinen und sich im Sekretariat «anmelden» müssen, damit nicht grundlos Eltern angerufen werden. Manchen ist das doch etwas unangenehm, sodass sie versuchen, zukünftig pünktlich zu kommen. Dann gibt es andere, die dann doch auch mal einen kleinen, gut gemeinten Satz zu hören bekommen, um ihnen bewusst zu machen, dass es schon im Sekretariat auffällt, wie regelmäßig das Zuspätkommen geworden ist und Schule so nicht gedacht ist.

Von Erstkontakt bis Abitur
 

Es ist wunderschön, Kinder und Jugendliche in 13 Jahren bis zum Abitur begleiten zu können – auch als Sekretärin! Ihre Entwicklungen wahrzunehmen, körperlich, aber auch seelisch und geistig. Genauso wichtig wie die Schüler:innen und das Kollegium sind mir die Eltern. Oft habe ich den Eindruck, wir sind die Mitte eines Netzes. Bei uns beginnt vieles – der erste Kontakt übers Telefon oder durch einen kurzen Besuch. Die erste Frage an eine Schule wird oft ans Sekretariat gerichtet, daher ist es wichtig, wie man das Telefonat entgegennimmt, noch wichtiger, wie man antwortet, und immer gut, wenn die Sekretär:innen genau informiert sind, um so schnell und kompetent wie möglich antworten zu können.

Wir knüpfen den ersten Kontakt, den ersten Faden, leiten weiter zu den entsprechenden Ansprechpartner:innen. Wir sind da für Fragen und Antworten, für Wünsche, Informationen und Beschwerden. Wir sind im Austausch mit Kolleg:innen, dem Hort, dem Kindergarten, der Haustechnik und der Geschäftsführung, aber auch mit Behörden und Beratungsstellen.

Wir kümmern uns um Anträge und Anliegen. Vom verlorenen Handschuh über den Wunsch, dass die Instrumente gestimmt werden, bis hin zu Programmheften, die gestaltet und gedruckt werden, oder Getränken für die Einschulung – wir sind Allrounder und müssen alles können.

Manchmal fällt es uns schwer, «nein» zu sagen, und manchmal fehlen uns die Informationen oder auch die Entscheidungskompetenz, aber Hilfe bekommt jede:r – und das im Normalfall mit einem Lächeln und einem aufmunternden Wort.